Datenschutz: Was muss eine Firma beachten?

Warum Datenschutz für Unternehmen existenziell ist

Datenschutz ist längst keine reine Compliance-Angelegenheit mehr, sondern ein zentraler Erfolgsfaktor für moderne Unternehmen. Firmen stehen vor der Herausforderung, personenbezogene Daten rechtssicher zu verarbeiten. Die Konsequenzen bei Verstößen sind hohe Bußgelder.

Doch Datenschutz bedeutet weit mehr als die Vermeidung von Sanktionen. Unternehmen, die transparent und verantwortungsvoll mit personenbezogenen Daten umgehen, gewinnen das Vertrauen ihrer Kunden und Geschäftspartner. In einer Zeit, in der Datenschutzskandale regelmäßig für Schlagzeilen sorgen, wird der sorgfältige Umgang mit sensiblen Informationen zum Wettbewerbsvorteil.

Gerade für wachsende Unternehmen stellt sich die Frage nach den konkreten Anforderungen oft erst, wenn ein kritischer Punkt erreicht wird: Der Geschäftsführer wechselt und entdeckt Compliance-Lücken, ein wichtiger Kunde fordert ein Datenschutzaudit, oder die Firma wächst über die Schwelle von 20 Mitarbeitern hinaus und steht plötzlich vor der gesetzlichen Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

Rechtliche Grundlagen: DSGVO, BDSG und weitere Vorschriften

Die rechtlichen Anforderungen an den betrieblichen Datenschutz ergeben sich aus mehreren Rechtsquellen, die ineinandergreifen und ein komplexes Regelwerk bilden.

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die DSGVO bildet den zentralen Rechtsrahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Europäischen Union. Sie gilt in allen Mitgliedstaaten und regelt die Grundprinzipien des Datenschutzes. Diese Prinzipien umfassen Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit.

Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Das deutsche Bundesdatenschutzgesetz ergänzt und konkretisiert die DSGVO in vielen Bereichen. Besonders wichtig ist § 38 BDSG, der die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten regelt. Demnach müssen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

Grundpflichten jeder Firma im Datenschutz

Unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche treffen jede Firma, die personenbezogene Daten verarbeitet, bestimmte Grundpflichten. Diese bilden das Fundament der Datenschutz-Compliance.

Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung sicherstellen

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten benötigt eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Die häufigsten Rechtsgrundlagen im Unternehmenskontext sind die Einwilligung der betroffenen Person, die Erfüllung eines Vertrags, die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen sowie die Wahrung berechtigter Interessen.

Transparenz und Informationspflichten

Transparenz ist ein Kernprinzip der DSGVO. Unternehmen müssen betroffene Personen klar und verständlich darüber informieren, welche Daten sie zu welchem Zweck verarbeiten. Diese Informationspflichten ergeben sich aus Art. 13 DSGVO und aus Art. 14 DSGVO.

Die Informationen müssen zum Zeitpunkt der Datenerhebung zur Verfügung gestellt werden und folgende Punkte umfassen: Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen, Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen, berechtigte Interessen, Empfänger oder Kategorien von Empfängern, Absicht der Datenübermittlung an Drittländer, Speicherdauer sowie Informationen über Betroffenenrechte.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen

Art. 30 DSGVO verpflichtet Unternehmen zur Führung eines Verzeichnisses aller Verarbeitungstätigkeiten. Dieses Verzeichnis dokumentiert systematisch, welche personenbezogenen Daten das Unternehmen zu welchen Zwecken verarbeitet, wer Zugriff darauf hat und wie lange die Daten gespeichert werden.

Datenschutzerklärung bereitstellen

Jede Website benötigt eine datenschutzrechtlich korrekte Datenschutzerklärung, die von jeder Seite aus leicht auffindbar sein muss. Dies gilt auch für Social-Media-Auftritte und Apps. Die Datenschutzerklärung muss umfassend über alle Datenverarbeitungsvorgänge informieren, die beim Besuch der Website stattfinden – von der Speicherung von Log-Dateien über die Verwendung von Cookies bis zur Einbindung externer Dienste.

Betroffenenrechte gewährleisten

Die DSGVO räumt betroffenen Personen umfangreiche Rechte ein, deren Ausübung Unternehmen ermöglichen müssen. Dazu gehören das Auskunftsrecht, das Recht auf Berichtigung, das Recht auf Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Datenübertragbarkeit, sowie das Widerspruchsrecht.

Die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten

Viele Unternehmen stehen früher oder später vor der Frage, ob sie einen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen. Diese Pflicht ergibt sich aus § 38 BDSG und kann weitreichende Konsequenzen haben.

Wann ist die Bestellung verpflichtend?

Die Bestellpflicht tritt ein, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Bei der Berechnung dieser Schwelle kommt es nicht auf Vollzeitäquivalente an, sondern auf die tatsächliche Anzahl der Personen. Auch Teilzeitkräfte, Aushilfen und freie Mitarbeiter zählen mit, sofern sie regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten.

Interner oder externer Datenschutzbeauftragter?

Unternehmen können wählen, ob sie einen internen Mitarbeiter zum Datenschutzbeauftragten bestellen oder einen externen Dienstleister beauftragen. Beide Varianten haben spezifische Vor- und Nachteile.

Ein interner Datenschutzbeauftragter kennt die Unternehmensstrukturen und -prozesse bereits, kann schnell reagieren und ist vor Ort präsent. Allerdings entstehen Personalkosten, Schulungskosten und möglicherweise Interessenkonflikte, wenn der Mitarbeiter zugleich operative Aufgaben wahrnimmt. 

Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt spezialisiertes Fachwissen und Erfahrung aus verschiedenen Unternehmen mit. Die Kosten sind planbar und überschaubar, und Interessenkonflikte lassen sich leichter vermeiden. Die externe Lösung bietet zudem Flexibilität bei sich ändernden Anforderungen. Als zertifizierter Datenschutzbeauftragter verfüge ich über die erforderliche Fachkunde und unterstütze Unternehmen bundesweit bei der Erfüllung ihrer datenschutzrechtlichen Pflichten.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Art. 32 DSGVO verpflichtet Unternehmen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Diese TOMs bilden das praktische Rückgrat der Datensicherheit.

Kategorien technischer und organisatorischer Maßnahmen

Die DSGVO nennt beispielhaft verschiedene Schutzziele, die durch TOMs erreicht werden sollen: Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme sowie die Fähigkeit, die Verfügbarkeit und den Zugang zu Daten bei einem Zwischenfall rasch wiederherzustellen.

Zu den technischen Maßnahmen gehören Zugangskontrollen (etwa durch Passwortschutz und Zwei-Faktor-Authentifizierung), Zugriffskontrollen (Rechte- und Rollenkonzepte), Verschlüsselung von Daten, Firewalls und Virenschutz, regelmäßige Sicherheitsupdates, Backup-Strategien sowie Protokollierung von Zugriffen.

Organisatorische Maßnahmen umfassen Datenschutzrichtlinien, Schulungen der Mitarbeiter, Vertraulichkeitsverpflichtungen, klare Zuständigkeiten und Prozesse, Vorgaben für die Datenentsorgung, Regelungen für mobile Endgeräte und Home-Office sowie Notfallpläne für Datenpannen.

Datenschutz-Folgenabschätzung bei Hochrisiko-Verarbeitungen

Bestimmte Verarbeitungsvorgänge bergen besonders hohe Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. In solchen Fällen verlangt Art. 35 DSGVO die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) vor Beginn der Verarbeitung.

Wann ist eine DSFA erforderlich?

Eine DSFA ist insbesondere erforderlich bei systematischer und umfassender Bewertung persönlicher Aspekte (etwa durch Profiling), umfangreicher Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten, biometrische Daten etc.) sowie systematischer umfangreicher Überwachung öffentlich zugänglicher Bereiche.

Durchführung und Inhalt der DSFA

Die Datenschutz-Folgenabschätzung muss eine systematische Beschreibung der geplanten Verarbeitungsvorgänge und der Verarbeitungszwecke enthalten. Sie bewertet die Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Verarbeitung in Bezug auf den Zweck, ermittelt die Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen und beschreibt die geplanten Abhilfemaßnahmen.

Datenschutz im Beschäftigungskontext

Der Umgang mit Mitarbeiterdaten stellt einen der praktisch relevantesten Bereiche des betrieblichen Datenschutzes dar. § 26 BDSG regelt spezielle Anforderungen für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung

Die Verarbeitung von Beschäftigtendaten ist zulässig, wenn sie für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist. Diese Rechtsgrundlage umfasst alle Datenverarbeitungen, die zur Erfüllung der arbeitsvertraglichen Pflichten notwendig sind.

Bewerbermanagement

Bereits bei der Stellenausschreibung müssen Unternehmen datenschutzrechtliche Vorgaben beachten. Die erhobenen Daten müssen sich auf die für die Besetzung der Stelle relevanten Informationen beschränken. Unzulässig sind etwa Fragen nach einer Schwangerschaft, der Religionszugehörigkeit oder der sexuellen Orientierung.

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens müssen die Unterlagen abgelehnter Bewerber grundsätzlich vernichtet werden, es sei denn, der Bewerber hat einer längeren Speicherung zugestimmt oder das Unternehmen hat ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung (etwa zur Abwehr von AGG-Klagen für sechs Monate).

Personalakte und Leistungskontrolle

Die Personalakte darf nur Informationen enthalten, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Mitarbeiter haben ein Recht auf Einsicht in ihre Personalakte. Besonders sensibel sind Gesundheitsdaten, die einem erhöhten Schutz unterliegen und separat aufzubewahren sind.

Leistungs- und Verhaltenskontrollen sind nur in engen Grenzen zulässig. Sie müssen transparent sein, das heißt, die Mitarbeiter müssen vorab über Art, Umfang und Zweck der Kontrolle informiert werden. Zudem gilt das Prinzip der Verhältnismäßigkeit: Eine anlasslose Dauerüberwachung ist unzulässig.

Videoüberwachung und E-Mail-Kontrolle

Die Videoüberwachung von Arbeitsbereichen kann grundsätzlich möglich sein, muss aber auf das notwendige Maß beschränkt bleiben. Sanitär- und Pausenräume dürfen nicht überwacht werden. Die Überwachung muss deutlich gekennzeichnet sein.

Praktische Tipps für die Umsetzung

Datenschutz als Projekt verstehen

Die Herstellung von Datenschutz-Compliance ist kein einmaliger Akt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Ich empfehle Unternehmen, die Einführung als Projekt zu behandeln mit klaren Meilensteinen: Bestandsaufnahme, Lückenanalyse, Erstellung der Basisdokumentation, Implementierung technischer und organisatorischer Maßnahmen, Schulung der Mitarbeiter und schließlich die laufende Überwachung und Anpassung.

Dokumentation systematisch aufbauen

Eine strukturierte Dokumentation ist das A und O des Datenschutzes. Moderne digitale Datenschutz-Management-Systeme können hier erheblich helfen. Sie führen durch die erforderlichen Prozesse, erinnern an Fristen und bieten vorformulierte Textbausteine. Gerade für kleinere Unternehmen sind solche cloudbasierten Lösungen eine effiziente Alternative zur manuellen Dokumentation in Word und Excel.

Mitarbeiter sensibilisieren

Der beste Datenschutz nützt nichts, wenn die Mitarbeiter ihn nicht verstehen oder mittragen. Regelmäßige Schulungen sind daher unverzichtbar. Diese müssen nicht immer aufwendige Präsenzveranstaltungen sein – auch kurze Online-Schulungen oder regelmäßige Awareness-E-Mails können wirksam sein. Wichtig ist, dass die Schulungen praxisnah sind und konkrete Handlungsanweisungen für den Arbeitsalltag geben.

Pragmatismus statt Perfektionismus

Datenschutz muss nicht bedeuten, dass jede theoretische Anforderung zu 100 Prozent erfüllt wird. Bei der Umsetzung ist ein risikobasierter, pragmatischer Ansatz sinnvoll. Bestimmte Kernpflichten – wie die Bestellung des Datenschutzbeauftragten, die Führung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten oder die Meldung von Datenpannen – müssen unbedingt erfüllt werden. 

Professionelle Unterstützung nutzen

Viele Unternehmen scheuen zunächst die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten. Doch die Investition rechnet sich in der Regel schnell: Ein einzelnes Bußgeld oder eine Abmahnung kann erheblich teurer werden als die monatliche Pauschale für professionelle Betreuung. Zudem erspart die externe Expertise den zeitlichen Aufwand für Eigenrecherche und reduziert das Risiko von Fehlern.

Checkliste: Datenschutz-Compliance für Unternehmen

Organisatorische Grundlagen 

• Datenschutzbeauftragten bestellt (falls erforderlich) 
• Datenschutzbeauftragten bei der Aufsichtsbehörde gemeldet 
• Verantwortlichen für Datenschutz intern benannt 
• Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter erstellt 
• Vertraulichkeitsverpflichtungen von Mitarbeitern eingeholt

Dokumentation 

• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellt und aktuell 
• Datenschutzerklärung für Website vorhanden und aktuell 
• Auftragsverarbeitungsverträge mit allen Dienstleistern geschlossen 
• Technische und organisatorische Maßnahmen dokumentiert 
• Löschkonzept erstellt 
• Datenschutz-Folgenabschätzungen durchgeführt (falls erforderlich)

Technische Maßnahmen 

• Zugangskontrollen implementiert 
• Zugriffsrechte nach dem Need-to-know-Prinzip vergeben 
• Verschlüsselung sensibler Daten 
• Firewall und Virenschutz aktiv 
• Regelmäßige Sicherheitsupdates 
• Backup-Strategie implementiert 
• Protokollierung von Zugriffen

Betroffenenrechte 

• Prozesse für Auskunftsersuchen etabliert 
• Prozesse für Löschungs- und Berichtigungsanträge etabliert 
• Widerspruchsrecht implementiert 
• Recht auf Datenübertragbarkeit gewährleistet

Website und Online-Marketing 

• Cookie-Banner mit Einwilligungsfunktion implementiert 
• Datenschutzerklärung vollständig und aktuell 
• Impressum vorhanden 
• Double-Opt-in für Newsletter 
• Auftragsverarbeitungsvertrag mit Newsletter-Tool-Anbieter 
• Tracking-Tools datenschutzkonform konfiguriert

Schulung und Sensibilisierung 

• Mitarbeiterschulungen zum Datenschutz durchgeführt 
• Regelmäßige Updates und Erinnerungen geplant 
• Ansprechpartner für Datenschutzfragen bekannt 
• Notfallplan für Datenpannen erstellt

Laufende Überwachung 

• Regelmäßige Überprüfung der Dokumentation 
• Aktualisierung bei Änderungen der Geschäftsprozesse 
• Monitoring der rechtlichen Entwicklungen 
• Jährliche Überprüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen

Datenschutz als Chance begreifen

Datenschutz wird von vielen Unternehmen zunächst als lästige Pflicht empfunden. Tatsächlich bietet er jedoch erhebliche Chancen: Unternehmen, die transparent und verantwortungsvoll mit personenbezogenen Daten umgehen, stärken das Vertrauen ihrer Kunden und Geschäftspartner. In Zeiten, in denen Datenschutzskandale regelmäßig für negative Schlagzeilen sorgen, wird Datenschutz-Compliance zum Wettbewerbsvorteil.

Die Anforderungen der DSGVO sind komplex, aber mit strukturiertem Vorgehen gut zu bewältigen. Der Schlüssel liegt in einer soliden Basisdokumentation, angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen und einem pragmatischen Ansatz, der die betrieblichen Abläufe nicht unnötig behindert.

Besonders wichtig ist die kontinuierliche Pflege der Datenschutz-Compliance. Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess, der regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen erfordert. Wer Datenschutz von Anfang an systematisch angeht und in seine Geschäftsprozesse integriert, vermeidet nicht nur Bußgelder und Reputationsschäden, sondern schafft auch die Grundlage für nachhaltiges Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern.

Häufig gestellte Fragen