Zoom datenschutzkonform im Unternehmen einsetzen

Ja, Zoom kann DSGVO-konform genutzt werden, wenn Sie die richtigen Maßnahmen ergreifen. Dazu gehören der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit Zoom sowie die richtige Konfiguration der Datenschutz-Einstellungen. Sie müssen die Teilnehmer über die Datenverarbeitung informieren und deren Einwilligung einholen, wenn erforderlich. Mit der richtigen Beratung können Sie Zoom rechtssicher einsetzen. Ich unterstütze Sie dabei, alle notwendigen Schritte umzusetzen.

Für Unternehmen in Deutschland ist grundsätzlich die Business-Version von Zoom zu empfehlen. Diese bietet erweiterte Datenschutz-Einstellungen und ermöglicht den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags. 

Ja, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ist erforderlich. Zoom verarbeitet als Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Der AVV regelt die Verantwortlichkeiten und Pflichten von Zoom als Auftragsverarbeiter. Zoom stellt einen Standard-AVV bereit, den Sie als Unternehmenskunde abschließen können. Ich prüfe den Vertrag für Sie und erkläre die wichtigsten Punkte.

Sie müssen Teilnehmer nach Art. 13 DSGVO transparent über die Datenverarbeitung informieren. Dazu gehören Angaben zum Verantwortlichen, zum Zweck der Verarbeitung und zur Rechtsgrundlage. Sie müssen erklären, welche Daten erfasst werden und wie lange diese gespeichert werden. Auch Informationen zu Empfängern der Daten und zu Betroffenenrechten sind erforderlich. Die Informationen sollten vor Beginn des Meetings verfügbar sein. Ich erstelle für Sie rechtskonforme Datenschutzhinweise, die Sie verwenden können.

Das kommt auf den Kontext an. Für normale Geschäftsmeetings mit Mitarbeitern oder Geschäftspartnern ist meist keine Einwilligung erforderlich. Hier greift oft Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) oder lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Bei Aufzeichnungen von Meetings ist jedoch fast immer eine Einwilligung notwendig. Auch bei Meetings mit sensiblen Inhalten sollten Sie eine Einwilligung einholen.

Ja, ich betreue Mandanten in ganz Deutschland. Die Beratung erfolgt bequem per Telefon, Videokonferenz oder E-Mail. Persönliche Treffen vor Ort sind nicht zwingend erforderlich. Diese digitale Arbeitsweise hat sich bewährt und spart Ihnen Zeit und Kosten. Ich nutze sichere Kommunikationswege wie verschlüsselte E-Mails. Viele meiner Mandanten habe ich noch nie persönlich getroffen – die Zusammenarbeit funktioniert trotzdem hervorragend. Sie erhalten die gleiche Beratungsqualität wie bei einem lokalen Anwalt.

Das hängt vom Umfang der erforderlichen Maßnahmen ab. Eine grundlegende rechtliche Bewertung und Konfigurationsberatung kann innerhalb weniger Tage erfolgen. Die Erstellung eines AVV und von Datenschutzhinweisen benötigt ebenfalls nur kurze Zeit. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung oder Mitarbeiterschulungen erfordern mehr Zeit. In der Regel können Sie innerhalb von wenigen Wochen alle wesentlichen Schritte umsetzen. Ich passe das Tempo an Ihre Bedürfnisse an.

Die Kosten hängen vom Umfang der Beratung ab. Ein Erstgespräch biete ich immer an. Für eine rechtliche Ersteinschätzung mit Konfigurationsberatung können Sie mit einem überschaubaren Betrag rechnen. Umfangreichere Leistungen wie die Erstellung einer DSFA oder Mitarbeiterschulungen werden entsprechend berechnet. Ich biete ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis im Vergleich zu größeren Kanzleien. Im Erstgespräch besprechen wir Ihren Bedarf und ich nenne Ihnen einen transparenten Preis. Sie haben volle Kostenkontrolle ohne versteckte Gebühren.

Ohne angemessene Datenschutz-Maßnahmen riskieren Sie Bußgelder durch die Aufsichtsbehörden. Zusätzlich drohen Abmahnungen durch Wettbewerber oder Datenschutzverbände. Auch Reputationsschäden sind möglich, wenn Datenschutzverstöße bekannt werden. Der Aufwand für nachträgliche Korrekturen ist meist größer als präventive Maßnahmen. Mit meiner Beratung schützen Sie Ihr Unternehmen vor diesen Risiken.